✅ Minder druk op praktijkbegeleiders
✅ Consistent en volledig onderhoud
✅ Instructies altijd op de juiste plek
✅ Collega’s worden ambassadeurs
HartingBank, onderdeel van Medux, verzorgt het onderhoud van zorg- en revalidatiehulpmiddelen die dagelijks worden ingezet in zorginstellingen door heel Nederland. Om de kwaliteit en veiligheid van deze hulpmiddelen te waarborgen, moeten onderhoudswerkzaamheden consequent en volgens vaste procedures worden uitgevoerd. Dat vraagt niet alleen om vakmanschap, maar ook om kennis die op het juiste moment beschikbaar is.
Monteurs leren hun vak via een train-de-trainer-aanpak met leermeesters, praktijkbegeleiders en specialisten L&O. Tijdens trainingen werkt dat goed, maar niet alle onderhoudshandelingen komen regelmatig terug. Sommige werkzaamheden worden slechts enkele keren per jaar uitgevoerd, waardoor kennis na verloop van tijd wegzakt. Wanneer monteurs vervolgens bij een apparaat staan en twijfelen over een specifieke handeling, biedt een tekstuele handleiding vaak onvoldoende ondersteuning. Het gevolg: onderhoud wordt niet altijd volledig uitgevoerd of praktijkbegeleiders worden opnieuw benaderd met dezelfde vragen. Waardevolle tijd gaat verloren aan het herhalen van uitleg die eerder al is gegeven.
De oplossing zat niet in betere handleidingen maar in een toegankelijkere manier om kennis beschikbaar te maken op het moment dat die nodig is. Met Vormats zetten leermeesters en praktijkbegeleiders hun expertise zelf om in korte instructievideo’s, zonder ervaring met video of montage. Stap voor stap worden zij begeleid van kennisoverdracht naar een professioneel eindresultaat in de huisstijl van HartingBank. De video’s zijn opgeslagen in SharePoint, naast technische tekeningen en protocollen. Daardoor vinden monteurs de instructies op dezelfde plek waar zij al zoeken naar andere onderhoudsinformatie.
Een belangrijk onderdeel van de aanpak is dat praktijkbegeleiders zelf in beeld komen en de werkzaamheden demonstreren. Dat vergroot niet alleen de herkenbaarheid van de instructies maar zorgt ook voor eigenaarschap. De toepassing bleef bovendien niet beperkt tot onderhoudsinstructies. Ook de communicatieafdeling en directie gebruiken Vormats inmiddels voor vlogs, updates en interne communicatie. Zo is video uitgegroeid tot een vanzelfsprekend onderdeel van kennisdeling binnen de organisatie.
Monteurs kunnen onderhoudsinstructies zelfstandig terugkijken wanneer zij een handeling niet regelmatig uitvoeren. Daardoor zijn veel terugkerende vragen verschoven van praktijkbegeleiders naar een direct beschikbare bron van kennis. Praktijkbegeleiders houden meer tijd over voor persoonlijke begeleiding en complexe vraagstukken. Tegelijkertijd wordt onderhoud consistenter uitgevoerd, omdat monteurs altijd toegang hebben tot dezelfde,
actuele instructies.
Voor HartingBank zit de grootste winst niet alleen in efficiëntie, maar vooral in betrouwbaarheid. De juiste kennis is beschikbaar op het moment dat die nodig is. En juist in een zorgomgeving maakt dat het verschil. “Vormats opent deuren die anders dicht waren gebleven. Je kunt wel een idee hebben, maar het moet ook uitvoerbaar zijn. En daar helpt Vormats bij”, vertelt Ramon, Leermeester bij HartingBank.