Het beheren van een groeiende videobibliotheek kan best een uitdaging zijn, zeker als je organisatie regelmatig video’s maakt. Of het nu gaat om interne communicatie, trainingsmateriaal of marketingcontent – zonder een goed systeem verspil je een hoop tijd met zoeken naar die ene video die je nodig hebt. In deze gids helpen we je om een handig video-assetbeheersysteem op te zetten waarmee je team tijd bespaart en je videocontent optimaal benut. Deze aanpak is prima te doen voor beginners en kost ongeveer 2-3 uur om in te richten, afhankelijk van hoeveel video’s je al hebt.
Waarom goed video-assetbeheer belangrijk is
Hoe meer video’s je organisatie maakt, hoe lastiger het wordt om alles bij te houden. Zonder structuur ontstaat al snel een chaos van bestanden die verspreid raken over verschillende apparaten, cloudopslag en platforms. Dat leidt tot dubbel werk, kwijtgeraakte video’s en onbenutte content.
Met een gestructureerd systeem voor je video’s bereik je veel meer:
- Je vindt snel de juiste video wanneer je die nodig hebt
- Je kunt bestaande content makkelijk hergebruiken voor verschillende doeleinden
- Je team werkt beter samen omdat iedereen bij dezelfde content kan
- Je branding blijft consistent omdat iedereen toegang heeft tot goedgekeurde content
- Je deelt kennis effectiever omdat informatie in video’s beter vindbaar is
Met ons platform Vormats kun je niet alleen makkelijk nieuwe video’s maken, maar ze ook slim organiseren zodat ze maximaal waardevol blijven voor je interne communicatie, trainingen en andere toepassingen.
Voorbereiden van je video-assetbeheersysteem
Voordat je je videobibliotheek gaat reorganiseren, heb je deze basics nodig:
Benodigde tools
- Een centrale plek voor je video’s (wij bieden bij Vormats een gebruiksvriendelijke oplossing hiervoor)
- Een logische mappenstructuur of categorieënsysteem
- Duidelijke afspraken over bestandsnamen
- Metadatasjablonen voor verschillende soorten video’s
Begin met het opzetten van een logische mappenstructuur. Je kunt deze baseren op afdelingen (Marketing, HR, Interne Communicatie), contenttype (Trainingen, Updates, Evenementen) of een mix daarvan. Zorg dat de structuur logisch voelt voor iedereen die ermee werkt.
Maak daarna duidelijke afspraken over bestandsnamen. Handige elementen hierin zijn:
- Datum (JJJJ-MM-DD formaat zodat alles netjes op volgorde staat)
- Afdeling of projectnaam
- Onderwerp van de video
- Versienummer als dat nodig is
Bijvoorbeeld: “2023-10-15_HR_Onboarding_Financiële afdeling_v2”
Hoe categoriseer je video’s zodat je ze makkelijk terugvindt?
Om je video’s slim te categoriseren, volg je deze stappen:
- Kijk naar je content – Welke soorten video’s maakt jouw organisatie? (trainingen, updates, promotiemateriaal, etc.)
- Bedenk handige categorieën – Maak hoofd- en subcategorieën die aansluiten bij hoe jullie werken en communiceren
- Gebruik tags – Zet een tagsysteem op dat video’s indeelt op basis van:
- Doelgroep (nieuwe medewerkers, management, klanten)
- Thema (productupdates, bedrijfscultuur, instructies)
- Format (interview, presentatie, schermopname)
- Lengte (kort: <2 min, middellang: 2-5 min, lang: >5 min)
- Voeg metadata toe – Geef elke video nuttige informatie mee zoals:
- Korte beschrijving van wat erin zit
- Wie er aan het woord is
- Sleutelwoorden waarmee mensen kunnen zoeken
- Vervaldatum als die er is
Met ons Vormats platform voeg je deze metadata supersimpel toe tijdens het uploaden, waardoor je later veel gemakkelijker vindt wat je zoekt.
Een slim werkproces opzetten
Goed videobeheer gaat niet alleen over waar je alles bewaart, maar ook over het hele proces van maken tot archiveren. Zet een duidelijk werkproces op met deze stappen:
Uploaden en registreren
Maak vaste afspraken voor het toevoegen van nieuwe video’s:
- Upload alles op één plek
- Voeg meteen alle nodige metadata toe
- Controleer de kwaliteit voordat video’s beschikbaar komen
Toegangsbeheer en versies bijhouden
Bepaal wie welke video’s mag zien en hoe je updates bijhoudt:
- Stel in wie wat mag zien en bewerken op basis van functie en rol
- Maak duidelijke afspraken over hoe je met nieuwe versies omgaat
- Bewaar oudere versies op een toegankelijke plek voor als je ze nog nodig hebt
In ons Vormats platform kun je makkelijk verschillende toegangsniveaus instellen en versies bijhouden, zodat iedereen altijd de nieuwste content gebruikt.
Veelvoorkomende problemen met videobeheer oplossen
Ook met een goed systeem loop je soms tegen problemen aan. Hier zijn oplossingen voor de meest voorkomende:
Dubbele bestanden
Check regelmatig of er dubbele video’s in je systeem zitten. Gebruik metadata en bestandsnamen om mogelijke dubbele bestanden op te sporen.
Rommelige bestandsnamen
Plan af en toe een ‘opruimsessie’ waarbij je team samen foute benamingen aanpast. Je kunt ook tools gebruiken die bestanden automatisch hernoemen volgens jullie afspraken.
Video’s die niet te vinden zijn
Verbeter je zoekfunctie door goede metadata en tags toe te voegen. Leer gebruikers hoe ze effectief kunnen zoeken in jullie systeem.
Trage verwerkingstijden
Maak je videobestanden geschikt voor digitale opslag zonder dat de kwaliteit achteruit gaat. Bij ons krijg je automatisch verschillende versies van je video’s voor verschillende doeleinden.
De volgende stap: blijf je videobeheer verbeteren
Een goed video-assetbeheersysteem is nooit helemaal ‘klaar’ maar ontwikkelt mee met je organisatie. Plan regelmatig een check-up:
- Vraag gebruikers wat ze van het systeem vinden en wat beter kan
- Kijk welke video’s het meest gebruikt worden en waarom
- Check of je categorieën nog passen bij wat jullie nu doen
- Pas je aanpak aan op basis van veranderende communicatiedoelen
Meet het succes van je videobeheer met duidelijke cijfers zoals: hoeveel tijd mensen besteden aan zoeken, hoeveel content wordt hergebruikt, en hoe tevreden gebruikers zijn met het systeem.
Met een slim ingericht videosysteem wordt video een nog sterker middel voor je interne communicatie en kennisdeling. Door gebruik te maken van ons Vormats platform kan iedereen in je organisatie makkelijk de juiste video’s vinden, gebruiken en delen – waardoor je videocontent maximaal effect heeft.
Wil je meer weten over hoe je video’s effectief kunt inzetten in je organisatie? Ontdek hoe we je bij Vormats kunnen helpen om niet alleen toffe video’s te maken, maar deze ook slim te beheren in een gebruiksvriendelijk platform.