Een persoonlijke videoboodschap van de CEO op dag één? Dat is het verschil tussen standaard inwerken en onboarding die blijft hangen. Voor HR-managers die worstelen met hoge uitval biedt video een praktische oplossing: herbruikbaar, consistent én persoonlijk.
Dit artikel laat je zien hoe je effectieve onboarding video’s maakt zonder technische voorkennis. Je ontdekt welke video’s essentieel zijn, krijgt concrete voorbeelden en leert hoe je collega’s betrekt.
Waarom onboarding video’s essentieel zijn voor moderne HR
De eerste dagen bepalen het succes van de hele arbeidsrelatie. Video maakt deze periode persoonlijker en effectiever, vooral nu 70 procent deels remote werkt.
De cijfers spreken voor zich: nieuwe medewerkers onthouden 90% van een videoboodschap, tegenover slechts 10% van tekst. Ze kijken al 84 minuten video per dag – sluit hierbij aan.
De vijf grote voordelen van video onboarding:
1. Herbruikbaar – Maak één keer, gebruik eindeloos. Elke nieuwe medewerker krijgt dezelfde professionele ervaring zonder extra tijdsinvestering.
2. Consistent – Geen vergeten onderwerpen of verschillende interpretaties meer. Iedereen krijgt exact dezelfde cruciale informatie, ongeacht welke afdeling of locatie.
3. Persoonlijk – Gezichten en stemmen van collega’s voor de eerste werkdag. Nieuwe medewerkers voelen zich sneller onderdeel van het team, wat onzekerheid vermindert.
4. Efficiënt – Bespaar uren aan herhalende uitleg. HR-teams kunnen zich richten op persoonlijke begeleiding in plaats van standaard informatie herhalen.
5. Kostenbesparend – Hogere retentie in het eerste jaar betekent minder wervingskosten. De investering in goede onboarding betaalt zich direct terug.
Voor groeiende organisaties biedt video schaalbaarheid zonder kwaliteitsverlies. Of je nu één of tien nieuwe medewerkers verwelkomt, de kwaliteit blijft gelijk. Essentieel voor bedrijven met meerdere locaties of remote teams.
Deze video’s maken het verschil in je onboarding
Pre-boarding video’s (vóór de eerste werkdag)
Welkomstvideo van de CEO – Een persoonlijke boodschap van 2 minuten waarin de CEO de nieuwe medewerker verwelkomt en de visie deelt. Voorbeeld: “Welkom bij ons team, Sarah. Ik ben Mark, CEO, en ik wil je persoonlijk vertellen waarom we zo blij zijn dat je bij ons komt werken…”
Virtuele kantoorondleiding – Loop door het kantoor en toon waar alles is: de werkplek, koffiehoek, vergaderruimtes, toiletten. Voor remote medewerkers: een tour door jullie digitale werkplek met alle tools en platforms.
Eerste werkdag checklist – Praktische info in 3 minuten: waar parkeren, hoe laat komen, wat meenemen, wie ze ontmoeten. Voorkomt stress en vragen.
Team introductie – Directe collega’s stellen zich voor in 30 seconden: naam, rol, leuke weetje. “Hoi, ik ben Lisa, jouw buddy deze maand. Ik werk hier 3 jaar als projectmanager en drink véél te veel koffie. Zie je maandag!”
Onboarding video’s (eerste week tot maand)
Bedrijfscultuur en waarden – Geen droge opsomming, maar echte verhalen. Laat 5-6 medewerkers vertellen wat jullie kernwaarde ‘samenwerken’ voor hen betekent in de praktijk. Authentieke voorbeelden maken abstracte waarden concreet.
Systeem tutorials – Korte screencasts per tool: email instellen (3 min), urensysteem gebruiken (4 min), intranet navigeren (3 min). Medewerkers bekijken deze wanneer ze de tool nodig hebben, niet alles op dag één.
Afdelingspresentaties – Elke afdeling maakt een 5-minuten video over wat ze doen en hoe ze samenwerken met andere teams. Marketing laat campagnes zien, IT demonstreert hun ticketsysteem, Sales deelt succesverhalen.
Veelgestelde vragen – Verzamel de 10 meest gestelde vragen van nieuwe medewerkers en beantwoord ze in één video. “Hoe vraag ik vakantie aan? Wat is de dresscode? Mag ik thuis werken?” Scheelt HR eindeloos herhalende vragen.
Veiligheid en compliance – Verplichte onderwerpen zoals AVG, veiligheidsprotocollen en gedragscodes. Maak dit boeiend met scenario’s en voorbeelden in plaats van alleen regels opsommen.
Doorlopende onboarding video’s (eerste 3-6 maanden)
Rolspecifieke training – Diepgaande instructies per functie. Een developer krijgt video’s over jullie codebase en deployment proces, een verkoper over het CRM-systeem en verkoopproces.
Best practices van ervaren collega’s – “Hoe ik mijn dag organiseer”, “Mijn tips voor klantgesprekken”, “Zo gebruik ik onze tools optimaal”. Praktische wijsheid die anders verloren gaat.
Mijlpaal video’s – Na 1 maand: video met reflectievragen en doelen voor maand 2. Na 3 maanden: wat verwachten we van je nu je ingewerkt bent? Geeft structuur en houvast.
Stap-voor-stap je eerste onboarding video maken
Begin met een helder script. Schrijf zoals je praat, vermijd jargon, houd zinnen kort. Een 5-minuten video = ongeveer 750 woorden. Start met een warme welkomst, behandel één hoofdonderwerp, eindig met concrete vervolgstappen.
Maak een shotlist: wie spreekt, waar film je, welke informatie deel je. Plan opnames op rustige momenten, informeer betrokkenen ruim van tevoren.
Kies het juiste videoformat per doel:
Talking head – Perfect voor persoonlijke boodschappen van CEO of managers. Creëert menselijke connectie.
Screencast – Ideaal voor systeem tutorials en software uitleg. Toon precies wat medewerkers moeten doen.
Kantoor walkthrough – Gebruik voor locatie tours en sfeer impressies. Geeft gevoel van de werkplek.
Combinatie video – Mix formats voor bedrijfscultuur en teamintroducties. Houdt aandacht vast.
Opnametips die direct resultaat geven:
Film bij een raam voor natuurlijk licht. Camera op ooghoogte. Opgeruimde achtergrond. Spreek iets langzamer dan normaal. Kijk direct in de lens voor oogcontact. Maak meerdere takes van belangrijke delen.
Huisstijl en professionaliteit: gebruik altijd dezelfde intro en outro, plaats je logo subtiel in beeld, houd je aan merkkleuren. Bij effectieve interne communicatie speelt visuele consistentie een belangrijke rol. Investeer eenmalig in een template, dan ziet elke video er automatisch professioneel uit.
Hoe betrek je collega’s bij het maken van onboarding content?
Employee generated content maakt onboarding authentiek. Vraag medewerkers uit verschillende afdelingen hun perspectief te delen. Een developer vertelt andere dingen dan iemand van sales – juist deze verscheidenheid geeft een compleet beeld. Begin met enthousiaste collega’s, hun positieve ervaring motiveert anderen.
Neem drempels weg: bied hulp bij scripts, stel apparatuur beschikbaar, plan opnames tijdens werktijd. Voor camera-ongemakkelijke collega’s: screencasts met voice-over of AI-avatars. Het gaat om de boodschap, niet om acteerprestaties.
Teamintroducties werken best wanneer ze spontaan zijn. Geef teams vrijheid in format. Het ene team maakt een werkplek rondleiding, een ander filmt hun vrijdagmiddagborrel. Deze variatie houdt content interessant en geeft een eerlijk beeld van verschillende teamculturen.
Verbeter kwaliteit met duidelijke richtlijnen: maak een korte checklist met do’s en don’ts, bied voorbeeldvideo’s ter inspiratie, geef constructieve feedback op eerste versies.
Veelgestelde vragen
Welke technische apparatuur heb ik minimaal nodig om te starten met onboarding video's?
Je hebt alleen een moderne smartphone met goede camera, een rustige opnamelocatie met natuurlijk licht en eventueel een simpel statief nodig. Voor betere geluidskwaliteit kun je een externe microfoon overwegen (vanaf €50), maar de ingebouwde microfoon van je telefoon is vaak voldoende voor beginners. Belangrijker dan dure apparatuur is een goede voorbereiding en heldere boodschap.
Hoe lang duurt het gemiddeld om een complete onboarding video serie te maken?
Voor een basis onboarding serie van 3-5 video's ben je ongeveer 2-3 werkdagen kwijt: een halve dag voor scriptwriting en planning, een dag voor opnames met verschillende collega's, en een halve tot hele dag voor editing en afwerking. Na je eerste serie gaat dit sneller omdat je templates en een workflow hebt ontwikkeld. Reken voor updates en nieuwe video's op 2-4 uur per video.
Wat doe ik als collega's echt niet op camera willen verschijnen?
Bied alternatieven zoals screencasts met voice-over, gebruik van AI-avatars, of laat hen off-camera vragen beantwoorden terwijl je b-roll footage toont van de werkplek. Je kunt ook foto's met ondertiteling gebruiken of medewerkers vragen om korte tekstberichten in te spreken. Het belangrijkste is dat de persoonlijke touch behouden blijft, niet dat iedereen in beeld komt.
Hoe voorkom ik dat onboarding video's snel verouderd raken?
Maak modulaire content waarbij je algemene bedrijfsinformatie scheidt van specifieke processen of systemen. Film tijdloze onderwerpen zoals bedrijfscultuur en waarden apart van praktische zaken die vaker veranderen. Plan halfjaarlijkse reviews, vraag nieuwe medewerkers actief naar verouderde informatie en update alleen de specifieke modules die aangepast moeten worden in plaats van complete video's opnieuw op te nemen.
Welke video onboarding software is het meest geschikt voor Nederlandse organisaties?
Voor Nederlandse organisaties werken platforms zoals Synthesia (voor AI-avatars), Loom (voor snelle screencasts) of Vyond (voor animaties) goed, maar let op GDPR-compliance. Nederlandse alternatieven zoals WeVideo of Panopto bieden vaak betere privacy-waarborgen. Kies software die Nederlands ondersteunt voor ondertiteling en die integratie met je bestaande HR-systemen mogelijk maakt.
Hoe zorg ik ervoor dat internationale medewerkers ook profijt hebben van Nederlandse onboarding video's?
Voeg altijd Engelse ondertiteling toe aan je Nederlandse video's en overweeg een aparte Engelse versie voor cruciale content. Gebruik visuele elementen en graphics die taalbarrières overbruggen. Voor internationale teams kun je medewerkers hun introductie in hun moedertaal laten doen met ondertiteling, wat diversiteit en inclusiviteit uitstraalt. Zorg dat praktische informatie zoals systeminstructies in beide talen beschikbaar is.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het implementeren van video onboarding?
De meest voorkomende valkuilen zijn: te lange video's maken (houd het onder 5 minuten), te veel informatie in één video stoppen, geen duidelijke call-to-action opnemen, vergeten te testen met echte nieuwe medewerkers, en het eenmalig maken van content zonder updateplan. Vermijd ook een te gepolijste aanpak - authenticiteit werkt beter dan perfectie. Start klein met één video en bouw geleidelijk uit op basis van feedback.