Interne Communicatie
Heb je weleens geprobeerd om iets te organiseren om (nieuwe) kennis te delen met de rest van de organisatie? Denk aan een training om een nieuw proces uit te leggen, het gebruik van een nieuwe tool, of een presentatie voor je team?
Een gaatje vinden in de agenda wanneer iedereen kan is een flinke opgave, laat staan wanneer er meerdere sessies plaats moeten vinden. Het tekstueel delen van de informatie is geen goed alternatief, omdat context en persoonslijke toelichting juist de reden waren om iedereen uit te nodigen.
Wat wel een goed alternatief is, is asynchrone video. Deze vorm van video content wordt steeds vaker ingezet voor het delen van kennis. Asynchroon staat voor ‘niet gelijktijdig’. Je neemt de video dus eerst op en stuurt deze daarna rond naar de betrokkenen, die de video op een gewenst moment kunnen bekijken. Zo geef je persoonlijk toelichting en context op de informatie die je wilt delen, zonder dat je iets hoeft te organiseren. Dat maakt het een efficiënte manier van kennismanagement.
“Praktisch gezien is het een proces waarmee je kennis in een organisatie borgt en vervolgens slim distribueert, zodat iedereen op het juiste moment en tijdstip over relevante kennis kan beschikken – Ger Koedam
Het borgen van informatie gebeurt op diverse manieren. Maar wanneer je hier video aan toevoegt, kan iedereen op het gewenste moment beschikken over relevante kennis, inclusief toelichting en context. En dat is essentieel voor het goed overbrengen van informatie.
Een voorbeeld:
Een collega neemt je mee door een presentatie. Hij vertelt zijn verhaal aan de hand van 25 slides, waarin data staat die hij toelicht. Het is een duidelijk verhaal. Een maand later, bekijk je de presentatie nog eens. Deze keer alleen en je kunt je kunt er even geen chocola van maken. Je vraagt je collega om het nog eens uit te leggen.
Het voorbeeld hierboven komt vaker voor. En het is ook geen probleem als dit een keer gebeurt. Maar het illustreert vooral het belang van context en toelichting. Wanneer de collega de video toelicht terwijl hij zijn scherm deelt, voorzien van persoonlijke toelichting, blijft de context altijd gekoppeld aan de presentatie. Zo is deze deelbaar voor alle betrokkenen. En hoef je ook niet altijd meer bij elkaar te komen om de toelichting mee te krijgen, je kunt het kijken wanneer je wilt. Dit principe geldt niet alleen voor presentaties, maar ook voor:
Je neemt een video een keer op en kan deze terugkijken zo vaak je wilt en wanneer je wilt.
Ook veel documentatie is nog in tekst, denk aan onderzoeken, jaarverslagen, beleidsplannen en visiedocumenten: allemaal voorbeelden van informatiebronnen waar een hoop tijd en energie in is gestopt. Aan de toelichting ervan niet. En dat is zonde. Terwijl je eenvoudig zelf een video kunt opnemen, zelfs terwijl je door de documenten heen gaat. Zo komt de informatie beter over, wat weer zorgt voor meer betrokkenheid.
We leven in een digitale wereld, waarin zich steeds meer online afspeelt en we werken ook niet allemaal meer gelijktijdig. Door video toe te voegen aan je digitale communicatie communiceer je niet alleen effectiever, maar ook menselijker. Bovendien vervangt asynchrone video het persoonlijke contact niet, het is een aanvulling op je digitale communicatie.
Hoe eenvoudig de kennis is te consumeren, hoe groter de kans is dat de informatie daadwerkelijk overkomt. Door persoonlijke toelichting te geven, doe je eigenlijk drie dingen tegelijk: je maakt gebruik van visuele aspecten, tekst en persoonlijke toelichting. Zo kun je de informatie sneller opnemen.
In dit digitale tijdperk was het niet eerder zo makkelijk om informatie op te zoeken en te delen. Het zou zonde zijn om hier geen gebruik van te maken. Door een instructie video op te nemen in plaats van een lange lap tekst, komt de informatie een stuk beter over en het voelt persoonlijker aan. Je krijgt toch het gevoel dat iemand je even bij de hand neemt. Zonder dat iemand daar steeds tijd voor hoeft vrij te maken. Dat is effectief en efficiënt.
Je wilt nieuwe kennis zo goed mogelijk delen, en oude kennis mag niet verloren gaan samen met de medewerker die vertrekt. De servers zitten vol met opgeslagen informatie, maar lang niet iedereen weet deze goed te interpreteren. Terwijl de context soms net zo belangrijk is als de informatie zelf. Misschien wordt het tijd deze dan ook op te slaan.
Richt je kennismanagement daarom op een goede manier in, dan ben je in staat om met een paar simpele muisklikken in één keer toepasbare kennis te vinden en te gebruiken. Voorzien van context en persoonlijke toelichting.
