Je overtuigt de directie het snelst met een combinatie van drie argumenten: concrete tijdsbesparing, meetbare verhoging van medewerkersbetrokkenheid en directe kostenreductie ten opzichte van externe videoproductie. Directieleden beslissen op basis van cijfers en strategische waarde. Een goed onderbouwde business case met realistische ROI-berekeningen en antwoorden op veelvoorkomende bezwaren maakt het verschil tussen een afgewezen voorstel en goedkeuring.
In dit artikel lees je welke argumenten het beste werken, hoe je de ROI berekent, welke bezwaren je kunt verwachten en wat er in je voorstel moet staan.
De drie argumenten die directie het snelst overtuigen zijn: tijdsbesparing in uren per week, verhoogde betrokkenheid bij interne communicatie en kostenbesparing vergeleken met externe videoproductie. Directieleden willen weten wat het oplevert, niet wat het platform allemaal kan.
Begin met tijdsbesparing. Reken uit hoeveel uur je communicatieteam nu kwijt is aan het maken van updates. Vergelijk dit met de tijd die employee generated video kost. Een update die nu twee uur kost, maak je met de juiste templates in twintig minuten. Dat is meetbaar en direct te vertalen naar capaciteit.
Het tweede argument is betrokkenheid. Tekstuele updates worden vaak niet gelezen. Video’s van collega’s wel. Laat zien dat medewerkers sneller reageren op visuele content. Heb je al eerder een video gedeeld? Gebruik die cijfers. Hoeveel views, hoeveel reacties, hoeveel mensen openden de mail?
Het derde argument is kostenbesparing. Externe videoproductie kost al snel duizenden euro’s per video. Met een videoplatform maken medewerkers zelf professionele video’s. Reken uit hoeveel video’s je per jaar nodig hebt en wat dat extern zou kosten. Het verschil is vaak aanzienlijk.
De directie wil ook weten of het past bij de organisatiestrategie. Koppel je voorstel aan bestaande doelen: betere interne communicatie, meer verbinding tussen hybride teams of snellere kennisdeling.
De ROI van een videoplatform bereken je door de jaarlijkse kosten af te zetten tegen de besparingen op externe productie, gewonnen uren en verhoogde effectiviteit van communicatie. Gebruik deze formule: (totale besparing – investering) / investering x 100%.
Tel op wat je nu uitgeeft aan externe videoproductie. Denk aan onboarding video’s, bedrijfsupdates, trainingen en wervingscontent. Een gemiddelde externe productie kost tussen de 1.500 en 5.000 euro per video. Maak je tien video’s per jaar extern? Dan praat je al snel over 15.000 tot 50.000 euro.
Vergelijk dit met de jaarlijkse kosten van een videoplatform. Het verschil is je directe besparing.
Bereken hoeveel uur je team nu besteedt aan het organiseren van videoproductie: briefings, afstemming met externe partijen, feedbackrondes. Tel daar de uren bij op die medewerkers kwijt zijn aan het schrijven van teksten die niemand leest.
Reken deze uren om naar kosten. Gebruik het gemiddelde uurtarief van je communicatieteam. Twintig uur per maand maal een uurtarief van 50 euro is 1.000 euro per maand, oftewel 12.000 euro per jaar.
De totale ROI krijg je door directe besparingen en tijdsbesparing op te tellen en af te zetten tegen de investering. Een positieve ROI binnen het eerste jaar is haalbaar voor de meeste organisaties.
De meest voorkomende bezwaren zijn: “te duur”, “medewerkers gaan dit niet gebruiken”, “IT moet het eerst goedkeuren” en “we hebben geen tijd voor weer een nieuw platform”. Elk bezwaar vraagt om een specifiek antwoord met feiten.
Leg je ROI-berekening voor. Laat zien dat de investering zichzelf terugverdient door besparingen op externe productie en tijdswinst. Vraag ook: wat kost het als medewerkers interne berichten blijven negeren? Lage betrokkenheid heeft een prijs.
Benoem dat niet iedereen voor de camera hoeft. Moderne platforms bieden opties om tekst of documenten om te zetten naar video met een AI-avatar. Zo kan iedereen meedoen, ook wie cameravrees heeft. Vraag om een pilot met een klein team om adoptie te testen.
Bereid je voor door vooraf de technische specificaties te verzamelen. Check of het platform AVG/GDPR-compliant is en vraag naar certificeringen zoals ISO 27001. Hosting binnen de EU is voor veel organisaties een vereiste. Neem IT vroeg mee in het proces.
Benadruk dat een goed platform juist tijd bespaart. Vraag naar de huidige tijdsinvestering in communicatie en laat zien hoe templates en automatische editing dat terugbrengen. Een platform met goede ondersteuning bij implementatie verkort de leercurve.
Een overtuigend voorstel bevat vijf onderdelen: het probleem dat je oplost, de voorgestelde oplossing, een concrete ROI-berekening, antwoorden op verwachte bezwaren en een helder implementatieplan. Houd het kort en visueel.
Start met het probleem. Beschrijf in twee of drie zinnen wat er nu misgaat. Medewerkers lezen interne updates niet. Hybride teams voelen zich niet verbonden. Kennisdeling kost te veel tijd. Maak het concreet met cijfers uit je eigen organisatie.
Beschrijf de oplossing. Leg uit wat een videoplatform doet en waarom het dit probleem oplost. Houd het simpel: medewerkers maken zelf video’s, de huisstijl wordt automatisch toegepast, alles blijft veilig en compliant.
Toon de ROI. Gebruik de berekening uit het vorige onderdeel. Maak een overzichtelijke tabel met:
Beantwoord bezwaren vooraf. Neem een sectie op waarin je de meest waarschijnlijke vragen van directie en IT beantwoordt. Dit toont dat je het voorstel hebt doordacht.
Sluit af met een implementatieplan. Geef een tijdlijn: pilot van vier weken met één team, evaluatie, uitrol naar de rest van de organisatie. Benoem wie verantwoordelijk is en welke ondersteuning je verwacht van de leverancier.
Houd je voorstel op maximaal twee pagina’s. Directie heeft weinig tijd. Een helder, goed onderbouwd document met concrete cijfers maakt meer indruk dan een uitgebreide presentatie vol algemeenheden.
De meeste medewerkers kunnen binnen één tot twee weken zelfstandig video's maken met een gebruiksvriendelijk platform. Begin met een korte training en templates, zodat de drempel laag blijft en resultaten snel zichtbaar zijn.
Vraag om specifieke feedback en welke informatie ontbreekt. Vaak helpt het om een kleinschalige pilot voor te stellen zonder grote investering, zodat je met concrete resultaten uit je eigen organisatie kunt terugkomen.
Start bij voorkeur met een afdeling die al actief communiceert, zoals HR, interne communicatie of Learning & Development. Zij hebben direct use cases zoals onboarding of teamupdates en kunnen snel successen laten zien aan de rest van de organisatie.
