Het contract is getekend. De champagne is ontkurkt. En dan? Voor veel organisaties begint nu een stille periode. De nieuwe medewerker wacht thuis op de eerste werkdag, soms weken of zelfs maanden later. In die tussentijd kan het enthousiasme wegzakken, twijfel toeslaan of een concurrent alsnog toehappen. Zonde, want juist deze preboardingperiode biedt een unieke kans om de verbinding te versterken. Met persoonlijke video maak je van die wachtende weken een warm welkom.
Preboarding video is geen luxe, maar een slimme investering in medewerkerbetrokkenheid. Je laat zien dat je nieuwe collega er al bij hoort, nog voordat de laptop is uitgereikt. In dit artikel ontdek je waarom deze periode vaak onbenut blijft, welke video’s je kunt inzetten en hoe je zonder gedoe een persoonlijke welkomstvideo maakt.
De tijd tussen tekenen en de eerste werkdag is voor veel HR-afdelingen en communicatieteams een blinde vlek. Het contract is rond, de administratie loopt en de focus verschuift naar andere prioriteiten. Ondertussen zit de nieuwe medewerker thuis te wachten, zonder duidelijk beeld van wat komen gaat.
Uit praktijkervaring blijkt dat organisaties worstelen met beperkte capaciteit en middelen. Het maken van persoonlijke content voor elke nieuwe medewerker voelt tijdrovend. Bovendien ontbreekt vaak een duidelijke strategie: wie is verantwoordelijk voor preboarding? Wat communiceer je wel en wat niet? Deze onduidelijkheid zorgt ervoor dat de periode simpelweg wordt overgeslagen.
Toch is dit een gemiste kans. Nieuwe medewerkers vormen in deze weken hun eerste echte indruk van de organisatie. Een warme, persoonlijke benadering maakt het verschil tussen een enthousiaste starter en iemand die met twijfels begint. Of erger: iemand die alsnog afhaakt.
Employee generated video biedt talloze mogelijkheden om de periode tussen tekenen en de eerste werkdag te vullen. Het mooie is: je hoeft geen professionele videograaf in te huren. Collega’s kunnen zelf korte, authentieke video’s maken die veel meer impact hebben dan een standaard e-mail.
Een korte, persoonlijke boodschap van de directe manager maakt direct verschil. Geen formeel verhaal, maar een warm welkom. Vertel wat je als team doet, waar je naar uitkijkt en wat de nieuwe collega kan verwachten. Dit verlaagt de drempel voor dag één enorm.
Laat teamleden zich kort voorstellen. Wie zijn ze, wat doen ze en wat maakt het team bijzonder? Zo kent de nieuwe medewerker al een paar gezichten voordat de eerste koffie is gezet. Dit werkt vooral goed bij hybride teams waar niet iedereen dagelijks op kantoor is.
Waar parkeer je? Hoe werkt het koffieapparaat? Wat is de dresscode? Dit soort praktische zaken kun je perfect in korte video’s verpakken. Veel toegankelijker dan een lange PDF en het neemt direct spanning weg bij de nieuwe starter.
Het idee van video maken schrikt veel mensen af. Cameravrees, technische drempels of simpelweg tijdgebrek. Toch hoeft een onboarding video maken helemaal niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste aanpak en tools maak je in enkele minuten een professionele, persoonlijke video.
Begin met een simpel script. Drie zinnen zijn genoeg: wie je bent, waarom je blij bent met de nieuwe collega en wat diegene kan verwachten. Neem op met je telefoon of laptop, in een rustige ruimte met goed licht. Perfectie is niet nodig. Authenticiteit wel.
Niet iedereen voelt zich comfortabel voor de camera. Daarom biedt ons platform ook de mogelijkheid om tekst of een document om te zetten naar video, inclusief AI-avatar. Zo kan iedereen bijdragen aan het welkom heten van nieuwe medewerkers, ongeacht technische vaardigheden of cameravrees. De huisstijl wordt automatisch toegepast, waardoor elke video er professioneel uitziet.
Preboarding is geen taak voor HR alleen. Juist het team speelt een cruciale rol in het welkom heten van een nieuwe medewerker. Wanneer collega’s actief bijdragen aan de onboarding, voelt de nieuwe starter zich sneller onderdeel van de groep.
Moedig teamleden aan om korte video’s te maken. Dit hoeft geen verplichting te zijn, maar een uitnodiging. Sommige collega’s delen graag een tip over de beste lunchplek, anderen vertellen over een lopend project. Deze diversiteit aan stemmen maakt de preboarding rijker en persoonlijker.
Het mooie van employee generated video is dat het eigenaarschap creëert. Medewerkers worden actief betrokken bij de communicatie, in plaats van passieve ontvangers. Dit versterkt niet alleen de band met de nieuwe collega, maar ook de onderlinge verbinding binnen het team. Zo bouw je aan een sterke interne communicatie die verder reikt dan alleen preboarding.
Een losse welkomstvideo is mooi, maar de echte kracht zit in structuur. Door preboarding video onderdeel te maken van je bredere communicatiestrategie, zorg je voor consistentie en schaalbaarheid. Elke nieuwe medewerker krijgt dezelfde warme ontvangst, ongeacht het team of de locatie.
Begin met het vastleggen van een simpel proces. Wie maakt welke video? Wanneer wordt deze verstuurd? Welke templates gebruik je? Door dit vooraf te bepalen, voorkom je dat preboarding erbij inschiet wanneer het druk wordt. Met ons platform kun je templates inzetten die automatisch de huisstijl toepassen, zodat alles er professioneel en consistent uitziet.
Meet ook het effect van je inspanningen. Vraag nieuwe medewerkers na hun eerste week naar hun ervaring met de preboarding. Wat vonden ze waardevol? Wat misten ze? Deze feedback helpt je om de preboardingstrategie continu te verbeteren. Zo wordt het welkom heten van nieuwe collega’s niet een eenmalige actie, maar een doorlopend proces dat bijdraagt aan medewerkerbetrokkenheid en een sterke organisatiecultuur.
De periode tussen tekenen en dag één hoeft geen radiostilte te zijn. Met persoonlijke video maak je van wachtende weken een warm welkom. Begin klein, betrek het team en bouw stap voor stap aan een preboarding die nieuwe medewerkers niet snel vergeten.
Start idealiter binnen een week na het tekenen van het contract met een eerste welkomstvideo. Verspreid daarna de overige video’s over de weken tot de startdatum, zodat je de betrokkenheid warm houdt zonder te overweldigen.
Geen probleem. Gebruik AI-avatar video’s waarbij tekst automatisch wordt omgezet naar een professionele video. Zo kan iedereen bijdragen aan het welkom heten, ongeacht cameravrees of technische vaardigheden.
Vraag nieuwe medewerkers na hun eerste week om feedback via een korte enquête. Let op metrics zoals videoweergaven, en vraag specifiek welke video’s het meest waardevol waren en wat ze gemist hebben.
Drie tot vijf korte video’s zijn voldoende: een welkomstvideo van de leidinggevende, een teamintroductie en één of twee praktische video’s. Kwaliteit en persoonlijkheid zijn belangrijker dan kwantiteit.
